CFDI 4.0 – Cómo hacer una factura CFDI 4.0 paso a paso

En este post veremos como emitir un CFDI 4.0 de forma sencilla.

Pero antes de iniciar, primero veamos algunos antescedentes.

Qué es el CFDI 4.0

El CFDI 4.0 es la nueva versión del Comprobante Fiscal Digital por Internet. Esta nueva versión sustituye a la versión anterior CFDI 3.3.

Al tratarse del mecanismo base de facturación electrónica en México, le pega directamente a todos los tipos de CFDI (ingreso, egreso y traslado).

Así como también a todos los complementos (pago, nómina, carta porte, comercio exterior, ine, iedu, etc).

Todos los contribuyentes ya sean personas físicas o morales deberán de adoptar esta nueva versión.

Prórroga CFDI 4.0

La nueva versión de CFDI 4.0 ha pasado por algunas prórrogas:

• Inicialmente fue anunciada como fecha de entrada el 1º de Julio 2022.
• Después fué prorrogada para el 1º de Enero 2023.
• El 25 de Noviembre 2022 fue prorrogada para el 1º de Abril 2023.

Cuándo entra en vigor el CFDI 4.0

Es importante mencionar que esta nueva versión entró en vigor formalmente el 1º de Enero del 2022 en la modalidad de uso opcional.

Del 1º de Enero 2022 al 31 de Marzo 2023 se considera como el periodo de transición o convivencia. Es decir, el periodo de cambio de la versión 3.3 a 4.0.

En dicho periodo puedes usar ambas versiones de CFDI y migrar de CFDI 3.3 a 4.0 lo más pronto posible.

Cuándo es obligatorio el CFDI 4.0

Por lo tanto la nueva versión CFDI 4.0 es obligatoria a partir del 1º de Abril del 2023.

CFDI 4.0 cambios

La nueva versión de CFDI 4.0 conlleva en resumen los siguientes cambios:

• Ahora se validan de manera estricta los datos nombre o razón social y código postal tal y como aparecen en la CIF (cédula de identificación fiscal).
• La frase «PÚBLICO EN GENERAL» en el campo «nombre o razón social» es de uso exclusivo de la factura global y se agregan 3 nuevos datos: Periodicidad, Mes y Año.
• En el CFDI con Complemento de Pago o REP ahora se desglozan las retenciones y traslados de cada pago.
• Se adiciona el nuevo dato «Objeto impuesto» para cada una de las partidas o conceptos que conformen tu CFDI.
• Se adiciona un nuevo dato para determinar si el CFDI ampara una operación de exportación.

Si quieres analizar a detalle todos los cambios del CFDI 4.0 te invitamos a descargar el PDF «Lista de Puntos CFDI 4.0»:

CFDI 4.0 ejemplo

En este link puedes .

CFDI 4.0 formato

En la siguiente imagen puedes ver el formato de un CFDI 4.0 generado en Koatl Facturas:

A continuación listaremos los pasos para emitir un CFDI 4.0 desde que ingresas a Koatl Facturas hasta que descargas tu XML y PDF.

Cómo hacer una factura CFDI 4.0

Para este paso es necesario tener a la mano tu usuario y contraseña, así como también toda la información necesaria para emitir un CFDI 4.0.

Ten a la mano los datos de tu cliente, los productos y servicios que vayas a facturar así como los precios, la forma y método de pago del documento y el uso que le dará tu cliente al CFDI.

Para la versión de CFDI 4.0 es importante validar:

• La cédula de identificación fiscal de tus clientes.
• Que tus datos estén actualizados de acuerdo a tu propia cédula de identificación fiscal (CIF).

Inicia sesión en tu cuenta Koatl Facturas

Entra a la siguiente URL www.koatlfacturas.com y haz click en «Entrar«

Ingresa tu usuario y contraseña y da click en el botón «Entrar«.

Localiza el menú «CFDI 4.0 / 3.3″. En dicho menú te brindamos todas las opciones necesarias para poder generar y administrar tus CFDI 4.0.

Desde la emisión, el envío por correo electrónico, la generación de borradores, búsqueda y hasta la cancelación de los CFDI 4.0. Haz click ahí:

Haz click en el botón «Crear CFDI«

Selecciona el tipo de CFDI que vas a realizar, en este post crearemos un CFDI 4.0 genérico. Da click en el botón «Crear nuevo CFDI» en la pestaña Genérico.

Te recomiendo clasificar tus productos y/o servicios ya que esto agilizará mucho todo el proceso.

Si aún no has dado de alta tu catálogo de productos y/o servicios te recomiendo leer el siguiente post:  Alta de productos y/o servicios en Koatl Facturas.  

Si ya manejas tu catálogo en Koatl Faturas, el post para clasificar tus productos y/o servicios se encuentra en: Clasificación masiva de claves de productos y servicios SAT.

Emite un CFDI 4.0 de tipo ingreso

Selecciona el tipo de CFDI 4.0 que vas a realizar. Puede ser una factura, una nota de crédito, etc.

Selecciona a tu Cliente

Es recomendable que tengas tu catálogo de clientes actualizado, eso te ayudará a agilizar la selección de tu cliente.

Recuerda que para la versión de CFDI 4.0 deberás agregar adicionalmente el Tipo de Persona (Física o Moral), Régimen Fiscal y Domicilio (Código Postal)

Para seleccionar un cliente de tu catálogo deberás escribir solo una parte de su nombre o RFC. Se mostrarán los clientes que correspondan a tu búsqueda.

Una vez seleccionado, verifica la información. Puedes cambiar los datos antes de emitir tu comprobante.

Selecciona tu sucursal

Recuerda que cada factura que expidas, debes indicar la sucursal en dónde se realizó la operación.

Cambia la sucursal dando click en cualquiera de las flechas moradas que aparecen al lado izquierdo o derecho de la dirección seleccionada.

Define el uso del CFDI

Deberás indicar el uso que tu cliente le dará al comprobante que estás a punto de emitir.

Selecciona la opción que corresponda de la lista desplegable. Para la versión de CFDI 4.0 los Usos de CFDI están restringidos por tipo de Persona y Régimen Fiscal.

Koatl Facturas ya los tiene pre-clasificados para agilizar la emisión de tu comprobante.

Selecciona la moneda y el tipo de cambio

En caso de que tu comprobante se tenga que expedir con una moneda distinta a pesos mexicanos, es necesario selecciones la moneda correspondiente.

Para cambiar la moneda da click en el lápiz que aparece del lado derecho.

Ingresa una parte del nombre del tipo de moneda. Por ejemplo «Dolar«.

Te aparecerá una lista de sugerencias. Selecciona la que necesites de la  lista. No olvides escribir el tipo de cambio de la transacción.

Ten en cuenta que el tipo de cambio debe ser de acuerdo al tipo de cambio publicado en el DOF (Diario Oficial de la Federación). Y se usa el del día anterior a la fecha de emisión del CFDI.

Por ejemplo, supongamos que estás haciedo tu factura un día martes y será en dólares americanos. Entonces deberás de usar el tipo de cambio publicado el día lunes.

Agrega las partidas a tu comprobante

Para seleccionar algún producto o servicio de tu catálogo es necesario escribir una parte del código o la descripción.

Con al menos 4 caracteres es suficiente. En este caso, hemos escrito una porción del código «PF50». Koatl Facturas te mostrará una lista de sugerencias que corresponden al parámetro de búsqueda.

Selecciona el concepto que requieras. Una vez seleccionado podrás cambiar o ajustar todos los datos de tu concepto.

Cuando requieras cambiar la cantidad y/o el precio, Koatl Facturas calculará de forma automática el importe. Mediante este proceso selecciona tantos productos o servicios como requieras.

Recuerda que para la versión de CFDI 4.0 hay un nuevo campo que debes llenar que es «Objeto Impuesto».

Si realizas venta de productos o servicios dentro del territorio nacional deberás elegir la opción «02 – Si objeto impuesto».

En caso de que las operaciones las realices fuera del territorio nacional deberás ingresar 01 – No objeto impuesto.

En algunos casos especiales 03- Si objeto impuesto y no obligado a desglose. Te recomendamos validar con tu contador si es que tienes dudas a cerca de este punto.

Selecciona el Método de Pago, Forma de Pago y Condiciones de Pago

En el caso del Método de Pago selecciona entre «Pago en una sola exhibición» o «Pago en parcialidades o diferido«.

En la Forma de Pago, selecciona como fue que tu cliente realizó el pago de tus productos o servicios. El SAT generó un amplio catálogo del cual podrás elegir distintas opciones.

Por último si consideras que deban de existir condiciones de pago, puedes ingresarlas en el campo «Condiciones de pago«. Dicho campo es de texto libre y opcional.

Verifica tus datos y emite tu CFDI 4.0

Koatl Facturas realizará los cálculos de los importes, el SubTotal, impuestos y el Total de tu comprobante.

Da click en el botón «Emitir» para generar tu CFDI 4.0.

Koatl Facturas te preguntará si estas seguro de emitir tu comprobante o si deseas verificar la información. Revisa que no te haya faltado agregar mas partidas y que los precios y cantidades son los correctos, si estas listo, da click en el botón «Emitir«.

Administra tus CFDI 4.0

Una vez que hayas emitido tu CFDI te aparecerá en el listado, da un click para seleccionarlo, se pintará de color amarillo y aparecerá un menú con todo lo que puedes hacer.

Envía tu CFDI 4.0 por correo electrónico

Para enviar tu CFDI 4.0 vía correo electrónico es necesario dar click en la opción «Enviar por email«.

Te aparecerá una ventana en la cual deberás de ingresar la direcección de correo electrónico para enviar tu comprobante.

Si requieres enviar más de un correo es necesario separarlos por un «;» sin dejar espacios. Una vez que tengas todo listo da click en el botón «Enviar«.

Koatl Facturas te da la información acerca de el estado del envío de tu correo. Así podrás saber si tu cliente ya recibió el correo, lo abrió o si por alguna razón el correo que ingresaste está mal escrito y puedas volver a intentar el envío.

Envía tu CFDI 4.0 mediante la aplicación WhatsApp

Para enviar tu CFDI 4.0 vía mediante la aplicación WhatsApp es necesario dar click en la opción «Enviar por WhatsApp«.

Te aparecerá una ventana en la cual deberás de ingresar el número telefónico al cual deseas enviar tu comprobante.

Una vez que tengas todo listo da click en el botón «Enviar«.

Koatl Facturas te brindará la información acerca del status de apertura y la fecha de la apertura, no será necesario abrir tu aplicación para consultar esta información.

Para mas información acerca de este proceso puedes dar click en el siguiente link y consultar nuestro video tutorial: https://youtu.be/vDBMlIb6eZY

Descarga tus archivos PDF y XML

Para descargar los archivos de tus comprobantes ya sea para almacenarlos o para imprimir tu PDF solo deberás dar click en el botón «Descargar PDF» y «Descargar XML«.

Los archivos se descargarán a la carpeta que tengas configurada en tu navegador. Si no descargas tus archivos en cuanto emites tu comprobante, podrás hacerlo en el momento que lo requieras.

Conclusión

Como habrás podido observar el flujo para generar una factura es muy sencillo, seleccionas el tipo de CFDI 4.0 que vas a emitir, seleccionas a tu cliente, indicas el uso que tu cliente le dará al CFDI, agregas las partidas de tus productos y/o servicios, seleccionas la forma, el método y las condiciones de pago y listo.

Si aún no eres cliente de Koatl Facturas, te invitamos a dar de alta tu una cuenta nueva:

También puedes contactarnos vía telefónica a los siguientes números:

(771) 71 066 61
(771) 71 069 25
771 2646 640 (whatsApp)

Fuentes de información

• Formato de Factura (anexo 20) – Portal SAT